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Mis Dashboards y KPI no son realmente útiles ¿Qué debo hacer?

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Todas las empresas quieren tener tableros de indicadores o dashboards que les muestren toda la información posible y, entre más información, mejor. Pero cuando hablamos de datos y de tableros de control, lo realmente importante no es la cantidad de información sino cuán útil, accionable, relevante y clara sea para las personas de una empresa. Hoy en Grupo BIT le enseñamos cómo identificar dashboards inútiles y cómo mejorar los que ya tiene para convertirlos en acciones reales de mejora en su empresa.  

Muchos datos y poca acción

Cuando el volumen de datos y la velocidad con la que se generan provocan más ‘estorbo’ que acciones concretas, es un aviso de que algo no está bien. Muchas empresas tienen gran cantidad de datos a su alcance, pero no son capaces de poner orden entre tanto caos (diferentes fuentes, diferentes formatos, diferentes herramientas) y como consecuencia, no tienen una visión clara de la situación.

Intentan integrar sus informes en un dashboard que les ayude a tomar decisiones, pero al final, los tableros son puro ruido porque no son claros o útiles y las decisiones realmente importantes terminan basandose en opiniones, en el trabajo del día a día o en suposiciones, no en datos.

Esta situación lleva a las empresas a la toma de decisiones sin los datos necesarios o a la parálisis post-análisis, es decir ese ‘¿y con esto qué hago?’tras analizar un dashboard.

Pero, ¿por qué se da esto? ¿qué impide la toma de acción y de decisiones a partir de los datos recogidos?

Tener muchos datos no significa siempre tener mejor visión sobre una situación, para lograrlo se necesitan dos cosas puntuales: tener los datos necesarios, ni más, ni menos y ser capaces de entender los datos. Veamos…

1. Falta de contexto

Una de las causas principales de dashboards poco relevantes y no accionables es la falta de contexto, es decir, la falta de una visión general, panorámica y actualizada de los datos. Esto sucede cuando no hemos definido correctamente el dashboard. Los errores más comunes suelen ser:

  • Objetivos y KPIs mal definidos: Si el punto de partida está mal definido, todo lo que venga detrás nos llevará a error. Recuerde que los KPIS que mida un dashboard deben estar siempre ligados a un objetivo concreto y a una dependencia de la empresa o a una persona que actúe en función de esos datos.
  • Datos irrelevantes: Bien por una mala definición de objetivos y de los KPIs o simplemente porque hemos seleccionado mal los datos, los dashboards pueden estar llenos de datos irrelevantes que no conducen a una acción
  • Datos incompletos: Es el otro extremo del caso anterior. Los datos que recolectamos son muy básicos y no aportan al proceso de toma de decisiones estratégicas y a la definición de actividades dentro de una empresa.
2. Visualización y comprensión de datos

El segundo gran problema es que la persona encargada de tomar las decisiones no entiende los datos, ya sea porque son incomprensibles o porque no está suficiente capacitada para convertir datos en insights. Al igual que tenemos que mostrar a cada stakeholder los datos que son relevantes para su trabajo (caso anterior), tenemos que adaptar el lenguaje y la visualización, para que el decisor entienda lo que está viendo.

En pocas palabras, se trata de que la visualización de los datos sea intuitiva y que al mismo tiempo la persona encargada de la visualización pueda generar insights acertados y accionables.

En conclusión… 5 cosas que un dashboard realmente efectivo debe tener

  1. Datos relacionados con con los KPIs más importantes para su empresa, nada más ni nada menos que eso.
  2. Unas frases guía que expliquen por qué los datos se ven como se ven, esto ayudará a una comprensión rápida y fácil de lo que se ve en el dashboard
  3. Visualización intuitiva, clara y lógica
  4. Debe actualizarse en tiempo real, de otra forma podrían ser inútiles
  5. Los números deben tener contexto. Evite tener números aislados.

En Grupo BIT sabemos que a veces puede ser dificil sentir que estamos desperdiciando datos al no incluirlos en nuestros dashboards, pero en realidad la experiencia nos ha enseñado que los dashboards más efectivos en las empresas son aquellos que presentan datos ‘digeribles’, fáciles de entender y accionables para aquellos encargados de cada función dentro de una empresa.

Recuerde que los datos solo son útiles si sabemos aprovecharlos, convirtiéndolos en acciones reales y tangibles. En pocas palabras, calidad antes que cantidad. Contáctenos y haga que los datos trabajen de su lado, conviverta insights en resultados reales en ventas.

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